Een op de vier administratief medewerkers is weg

Het aantal banen in Nederland groeit al twaalf jaar. Een beroepsgroep doet niet mee. In 2025 werkten er 215.000 administratief medewerkers, tegen 283.000 in 2013. Dat is 24,0% minder in een periode waarin de werkzame beroepsbevolking van 8,43 miljoen naar 9,83 miljoen ging, 16,6% meer.

Secretarieel medewerkers verdwenen nog sneller: van 64.000 naar 35.000, 45,3% minder. Het hele administratief personeel, de beroepsgroepen die het CBS onder code 043 samenneemt, kromp van 829.000 naar 801.000. Het aandeel in alle banen zakte van 9,8% naar 8,1%.

De backoffice verdwijnt dus niet als geheel. Ze verdwijnt aan de onderkant, bij het werk dat uit invoeren, sorteren en doorgeven bestaat, en groeit aan de bovenkant.

De beroepsklasse waar de administratie in zit, bedrijfseconomische en administratieve beroepen, groeide tussen 2013 en 2025 van 1,49 miljoen naar 1,90 miljoen, sneller dan de hele beroepsbevolking. De groei zit bij de specialisten: van 357.000 naar 707.000. Accountants gingen van 68.000 naar 132.000, bedrijfskundigen en organisatieadviseurs van 98.000 naar 204.000, beleidsadviseurs van 59.000 naar 123.000, specialisten personeels- en loopbaanontwikkeling van 71.000 naar 145.000. Boekhouders, een vakspecialistische groep, gingen van 86.000 naar 157.000.

Binnen het administratief personeel is het beeld gemengd. Klantenservicemedewerkers en receptionisten bleven stabiel op 178.000. Financieel administratief medewerkers stonden in 2025 op 133.000, precies het niveau van 2013, na een piek van 155.000 in 2023. Werkvoorbereiders en logistiek medewerkers groeiden van 176.000 naar 239.000. De daling zit geconcentreerd bij de twee groepen die het dichtst bij het toetsenbord staan.

De vacatures wijzen dezelfde kant op. In 2022 ontstonden er 158.200 vacatures voor administratief personeel, in 2025 114.500: 27,6% minder. Voor alle beroepen samen daalde het aantal nieuwe vacatures in die jaren met 8,6%, van 1,55 miljoen naar 1,42 miljoen. Voor specialisten in bedrijfsbeheer bleef het aantal stabiel op 81.600.

UWV ziet hetzelfde in de spanning per beroep. In het eerste kwartaal van 2026 waren 87 van de 93 beroepsgroepen krap of zeer krap. Secretaresses en boekhoudkundig medewerkers hoorden bij de zes die niet krap waren.

De daling begint niet bij generatieve AI. Administratief medewerkers stonden in 2018 op 293.000 en zijn sindsdien elk jaar minder geworden, ook in 2019 en 2020, voordat er een taalmodel op een kantoor stond. De software die facturen leest, agenda's plant en formulieren invult, was er eerder.

Wat de cijfers laten zien, is een verschuiving in de beroepsklasse zelf. Werk dat een administratief medewerker deed, wordt gedaan door software met een specialist erachter, en die specialist telt het CBS in een andere beroepsgroep. De 350.000 specialisten die er sinds 2013 bij kwamen, zijn geen vervanging van de 68.000 administratief medewerkers die verdwenen, maar ze werken wel aan dezelfde processen: administratie, personeel, financien.

Wat AI daaraan toevoegt, is nog niet in de standen zichtbaar, maar wel in de verwachtingen. UWV noemt in zijn AI-rapport van 2025 administratieve beroepen als de groep die al een hoog automatiseringsrisico kende en waar AI die trend kan versnellen. Van de werkgevers die verwachten dat AI specifieke functies verandert, noemt 25% administratief personeel als eerste, meer dan welke andere functie ook. De OESO schat dat 37,1% van de Nederlandse werkenden in 2022 aan generatieve AI was blootgesteld, in de zin dat een vijfde of meer van hun taken er twee keer zo snel mee kan.

Werkgevers zeggen het inmiddels zelf. DNB kondigde in november 2025 aan 10% op de begroting te besparen, ongeveer €60 mln, met verlies van arbeidsplaatsen en een interne reorganisatie. In de begroting van de toezichthouder heet dat overhead: ondersteunende diensten als HR, kantoorautomatisering en huisvesting.

Drie dingen halen de scherpte van het cijfer af.

Ten eerste is de daling van het hele administratief personeel klein: 3,4% sinds 2013, 3,7% sinds 2019. Wie alleen naar code 043 kijkt, ziet een stabiele groep van ruim 800.000 mensen. De krimp is een verhaal over twee beroepsgroepen, geen verhaal over de administratie als geheel.

Ten tweede zit er een reeksbreuk in. De arbeidskrachtenenquete veranderde in 2021 van opzet, en het CBS zegt dat de cijfers per beroep van 2020 op 2021 kunnen verspringen. Bij zakelijke dienstverleners gebeurt dat zichtbaar, van 114.000 naar 79.000. Bij administratief medewerkers loopt de daling gelijkmatig door de breuk heen, wat het cijfer geloofwaardiger maakt, maar de vergelijking van 2013 met 2025 blijft een vergelijking over twee enquetes.

Ten derde is een krimpende beroepsgroep geen beroepsgroep zonder vacatures. Van het administratief personeel was in 2025 31,0% 55 jaar of ouder, tegen 23,3% van alle werkenden. Bij administratief medewerkers is het 34,0%, bij financieel administratief medewerkers 36,8%. UWV verwacht dat administratief medewerkers tot 2030 krap blijven, juist omdat de vervangingsvraag de banenkrimp overtreft. Er verdwijnen banen en er blijven vacatures, tegelijk.

Eurostat telt administratieve beroepen als ISCO-hoofdgroep 4. In Nederland kromp die groep van 816.000 in 2011 naar 759.000 in 2025, 7,0% minder, en van 10,0% van alle werkenden naar 8,1%. In de EU als geheel groeide de groep in dezelfde jaren met 4,3% en zakte het aandeel van 9,9% naar 9,4%.

De Noordse landen zitten al onder de 6%, Duitsland houdt 12,4% vast. Nederland zit ertussenin en beweegt richting het noorden. De Nederlandse piek lag in 2022, op 840.000; in drie jaar verdwenen er 81.000.

De vraagkant is buiten Nederland harder ingezakt dan erbinnen. Indeed telt de vacatures op zijn eigen site per land en, buiten Nederland, per functiecategorie. De Nederlandse index stond begin september 2026 34,3% onder de piek van juni 2022. In Duitsland stonden de vacatures voor HR-functies 65,3% onder de piek, voor klantenservice 62,9% en voor administratieve ondersteuning 48,4%, tegen 39,2% voor alle vacatures samen. In Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk zakten de HR-vacatures 72,9% en 73,6%. Overal viel de ondersteuning harder dan het gemiddelde.

• Een bureau dat administratief personeel plaatst, werkt in een markt met 27,6% minder nieuwe vacatures dan in 2022. De vraag verschuift naar boekhouders, financieel specialisten en werkvoorbereiders, die elk groeien.
• Een op de drie administratief medewerkers is 55 of ouder. Wie deze functies nog nodig heeft, moet de komende vijf jaar vervangen wat er vertrekt, in een instroom die jaarlijks kleiner wordt. Plan de opvolging nu.
• Voor kandidaten in administratieve functies is de route omhoog concreet: boekhouders groeiden 83%, office managers 28%, werkvoorbereiders 36%. De vaardigheid die telt, is het proces kunnen beheren in plaats van het invoeren.
• HR is de ondersteunende functie waar de vraag buiten Nederland het hardst inzakte, met 65% tot 74% onder de piek. Een bureau dat op HR-plaatsingen leunt, moet dat als de vroegste waarschuwing lezen.
• De reorganisaties in ondersteunende diensten die grote werkgevers nu aankondigen, brengen ervaren administratieve krachten op de markt. Ze komen niet terecht in dezelfde functie. Ze komen terecht bij de werkgevers die het proces al hebben geautomatiseerd en iemand zoeken die het begrijpt.

Werkenden per beroep: CBS StatLine 86320NED, werkzame beroepsbevolking van 15 tot 75 jaar naar beroep, jaargemiddelden 2013 tot 2025, beide geslachten, op de beroepenindeling BRC 2014 editie 2025. De editie 2025 veranderde in de beroepsklasse 04 alleen de namen van vijf beroepsgroepen, niet hun samenstelling; de voorganger 85276NED geeft dezelfde cijfers. Administratief medewerkers (0431) omvat onder meer kantoorassistenten, postbezorgers, archiefmedewerkers en medewerkers personeelsadministratie; secretarieel medewerkers (0432) afdelingssecretaresses, notulisten en data-entry; directie- en medisch secretaresses zitten bij office managers en managementassistenten (0423). De arbeidskrachtenenquete veranderde in 2021 van opzet; het CBS heeft 2013 tot 2020 op hoofdlijnen herberekend maar zegt dat de cijfers per beroep van 2020 op 2021 kunnen verspringen. Het aandeel 55-plus is berekend uit dezelfde tabel, leeftijdsgroepen 55 tot 65 en 65 tot 75, gedeeld door alle werkenden in de beroepsgroep.

Vacatures: CBS StatLine 85081NED, ontstane vacatures per jaar naar beroep, alle bedrijfstakken, 2018 tot 2025, voorlopig, op basis van online waargenomen vacatures; dit telt nieuwe vacatures in het jaar, niet de openstaande stand. De totale openstaande vacatures komen uit 80472ned. UWV: de spanningsindicator over het eerste kwartaal van 2026 en het rapport Ontwikkeling krapte naar beroep 2024-2030 van 18 december 2025. UWV wisselde op 18 december 2025 van vacaturebron en zegt dat de oudere reeks niet meer bruikbaar is, zodat de spanning van 2022 niet met die van 2026 te vergelijken is.

Europa: Eurostat lfsa_egais, werkzame personen van 15 tot 64 jaar naar ISCO-08-hoofdgroep, geslacht totaal, 2011 tot 2025, voor negen geografieen, en lfsa_egai2d voor de subgroepen op twee cijfers. De Duitse subgroepen zijn in 2020 hergecodeerd en zijn over die grens niet bruikbaar; alleen de hoofdgroep 4 is hier voor Duitsland gebruikt. Elk land heeft in 2021 een reeksbreuk; Nederland ook in 2013. Indeed Hiring Lab, job postings tracker op GitHub, seizoengecorrigeerde index met 1 februari 2020 op 100, stand van 4 september 2026; Nederland heeft in die data geen uitsplitsing naar functiecategorie, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk wel. Indeed wijzigde in november 2024 zijn seizoenscorrectie en herzag de reeks.

AI: UWV, Op weg naar AI die werkt voor iedereen (2025), een expertstudie met een werkgeversenquete uit 2024; OESO, landenrapport Nederland bij Job Creation and Local Economic Development 2024, blootstelling gemeten over 2022. DNB, persbericht van 17 november 2025 en de zbo-begroting 2026, waarin overhead is gedefinieerd. Berichten in de pers over de omvang van de reorganisaties bij DNB en bij Uber, en een uitspraak van een uitzendbedrijf over administratieve functies, zijn hier niet als bron gebruikt omdat de organisaties zelf die cijfers of woorden niet hebben gepubliceerd.